Comment utiliser efficacement une solution CRM!

#1 Se donner des objectifs

Tout d’abord, l’utilisation d’un CRM doit apporter des gains et des bénéfices pour l’utilisateur et l’entreprise. Ainsi la première étape pour bien utiliser un CRM est de se donner des objectifs. Ces objectifs peuvent être de différents natures.

A titre d’exemple, d’une part, vous pouvez vous donner des objectifs d’acquisition de nouveaux clients et d’engager et fidéliser des clients existants. D’autre part, vous pouvez décider de créer des nouvelles offres et d’avoir une relation commerciale plus personnalisée.
Enfin, on attend souvent de la mise en œuvre d’un CRM de maximiser le ROI client et de faciliter l’action commerciale.

#2 Renseigner et mettre à jour vos données clients

Des informations fiables et à jours sur vos clients sont la clef pour utiliser efficacement un CRM.
Assurez-vous aussi que les données sont exactes et correctement renseignées. A titre d’exemple, vous devez systématiser la mise à jour des informations après un rendez-vous.
N’hésitez pas également à nettoyer votre base de données régulièrement en supprimant les contacts inactifs ou encore en archivant des données. De plus, un historique correctement renseigné est l’assurance d’un suivi efficace. Un collaborateur peut ainsi reprendre un dossier client, en ayant en possession les bonnes informations.

#3 Le CRM doit être le reflet de votre organisation

Votre CRM doit refléter le processus de vente de votre entreprise. Ainsi, les étapes de votre processus doivent être identifiées avant de paramétrer votre solution CRM. Il est aussi indispensable de personnaliser le déroulé des transactions. Cela permet de visualiser votre circuit de vente. Ce circuit de vente doit être adapté à vos équipes.
Lors de la personnalisation de l’interface de votre CRM, veillez à ne viser que les fonctions qui sont utiles à vos équipes. De plus vous devez vous assurer que les fonctionnalités essentielles sont faciles d’accès. Le tableau de bord de votre CRM doit être personnalisé. Ceci pour que chaque partie de votre entreprise ait accès aux données clés qui les concernent.

#4 Connectez votre CRM à vos outils pour plus d’efficacité

Pour être efficace vos données doivent être intégrées pour être accessibles facilement. A titre d’exemple le CRM Microsoft Dynamics 365 est nativement intégré à Office 365. Il est ainsi possible d’accéder aux informations via différents canaux (Mobile, Teams, Outlook, …). Ainsi vous pouvez mettre à jours vos informations (fiche d’un contact ou programmer une réunion) rapidement et simplement pour avoir un meilleur suivi de vos rendez-vous physiques ou téléphoniques avec les clients et prospects.

#5 Automatisez les tâches récurrentes et chronophages

Pour accroître la productivité des équipes commerciales, les tâches du quotidien doivent être automatisée (envoi de rapports mensuels, la prise de rendez-vous, la création de fiches contacts, la priorisation des leads, …). L’automatisation des tâches est ainsi un vrai gain de temps pour les équipes.

Autre bonne pratique qui permet de gagner un temps considérable dans la relation client est la création de modèles de documents tels que des devis, des propositions commerciales ou encore des factures. Une fois personnalisés, ces modèles peuvent être enregistrés dans votre outil CRM et sont prêts à l’emploi pour chaque nouveau client.